Trasferire una chiamata: diretto o con consulto.

Guida · 8 ottobre 2026 · 5 minuti di lettura

Trasferire una chiamata è il gesto più frequente di chi lavora in reception. Sembra semplice, ma fatto male lascia il cliente in attesa per niente, o lo fa rimbalzare da un interno all'altro. Ci sono due modi per farlo: il trasferimento diretto e il trasferimento con consulto. Conoscerli entrambi ti permette di scegliere ogni volta quello giusto.

Il trasferimento diretto (o cieco)

Con il trasferimento diretto passi la chiamata al collega e chiudi. Il suo telefono squilla e, quando risponde, parla subito con il cliente. Tu non senti nulla: per questo si chiama anche trasferimento cieco, in inglese blind transfer.

È veloce: un tocco e la reception è di nuovo libera per la chiamata successiva. Il rischio è che il collega non ci sia, sia già al telefono o non sappia chi sta per sentire. Cosa succede se non risponde dipende da come è impostato il centralino.

Quando usarlo

• Sai che il collega è libero e al suo posto.
• La richiesta è semplice e il collega se l'aspetta: per esempio, un paziente che chiede dell'amministrazione per una fattura.
• La chiamata era attesa: “Mi passa il dottore? Mi ha detto di richiamarlo alle 11.”

Il trasferimento con consulto (o assistito)

Con il trasferimento con consulto metti prima il cliente in attesa e chiami tu il collega. Gli dici chi c'è in linea e che cosa vuole. Se può rispondere, completi il trasferimento e la chiamata passa a lui. Se non può, torni dal cliente e gli proponi un'alternativa.

Costa qualche secondo in più, ma il cliente non resta mai in sospeso senza sapere dove è finito. E il collega risponde sapendo già di cosa si parla, senza far ripetere tutto da capo.

Quando usarlo

• Non sei sicuro che il collega sia libero.
• La richiesta va spiegata: un reclamo, una pratica complicata, un paziente preoccupato.
• Chi chiama conta per il collega: un medico di un altro studio, un fornitore che aspettava.
• Passi la chiamata a un'altra sede, dove non vedi chi è al proprio posto.

Diretto o con consulto: come scegliere

Una regola semplice: se hai un dubbio, consulta. Il trasferimento diretto fa risparmiare qualche secondo alla reception. Il consulto fa risparmiare minuti, e pazienza, a chi chiama.

Più la richiesta è delicata, più conviene il consulto. Più è semplice e prevedibile, più va bene il trasferimento diretto. Con il tempo diventa naturale: le chiamate di routine passano dirette, quelle che richiedono attenzione passano con due parole di presentazione.

Frasi utili al telefono

Poche frasi, sempre uguali, rendono il lavoro più rapido e chi chiama più tranquillo.

• Prima del trasferimento: “Le passo il dottor Rossi, resti in linea un momento.”
• Nel consulto, al collega: “Ho in linea la signora Verdi, chiede di spostare l'appuntamento di giovedì. Te la passo?”
• Se il consulto si allunga: “Mi scusi l'attesa, sto ancora cercando il collega. Preferisce attendere o essere richiamata?”
• Se il collega non può: “In questo momento è impegnato. Mi lascia un numero? La faccio richiamare appena si libera.”

Trasferire a un'altra sede

Se le sedi usano lo stesso centralino, come succede spesso con un centralino in cloud, passare una chiamata a un collega in un'altra sede funziona come passarla alla stanza accanto. Cambia una cosa: non vedi chi c'è. Per questo, tra sedi diverse, il consulto è quasi sempre la scelta migliore. Ne parliamo nella pagina sul centralino per più sedi.

Buone pratiche in reception

• Annuncia il trasferimento. “Le passo la dottoressa Bianchi, resti in linea.” Chi chiama sa cosa sta succedendo e non riattacca pensando che la linea sia caduta.
• Guarda prima chi è disponibile. Prima di passare la chiamata, controlla se il collega è libero. Trasferire a vuoto fa perdere tempo a tutti.
• Nel consulto, vai al punto. Nome di chi chiama, motivo, eventuale urgenza. Bastano pochi secondi.
• Non lasciare l'attesa senza voce. Se il consulto si allunga, torna dal cliente e aggiornalo.
• Evita i rimbalzi. Una chiamata passata tre volte è una chiamata andata male. Se non sai a chi passarla, prendi un recapito e fai richiamare dalla persona giusta.
• Proponi un'alternativa. Se il collega non può, offri di farlo richiamare e annota nome, numero e motivo.
• Attenzione a cosa dici ad alta voce. In uno studio medico la sala d'attesa sente tutto. Non ripetere dettagli sulla salute del paziente mentre lo passi. Ne parliamo in Telefonate nello studio medico: privacy e GDPR.

Quando arriva una seconda chiamata

Capita spesso: stai parlando con un paziente e arriva un'altra chiamata. Se decidi di rispondere, avvisa il primo: “Un attimo, la metto in attesa.” Rispondi al secondo, capisci cosa vuole e, se serve, passalo a un collega. Poi torna dal primo il prima possibile.

L'errore da evitare è tenere qualcuno in attesa a lungo senza dire nulla. Meglio prendere un numero e richiamare che lasciare una persona in sospeso.

Come si trasferisce una chiamata in Segri

In Segri trasferisci dall'app per iPhone durante la chiamata. Per sapere chi è libero, guarda la rubrica degli interni: è divisa per sede e mostra la disponibilità di ciascuno. Poi:

1. Durante la chiamata tocca Trasferisci e scrivi l'interno del collega.
2. Scegli Trasferisci per il trasferimento diretto: la chiamata passa subito al collega.
3. Oppure scegli Consulta: il cliente resta in attesa e tu senti prima il collega. Se può rispondere, tocca Completa e la chiamata passa a lui.

Se arriva una seconda chiamata mentre sei in conversazione, puoi scegliere “Metti in attesa e rispondi”. Dalla reception, la console di Segri permette di rispondere, mettere in attesa e trasferire le chiamate dal browser del computer, senza installare nulla.