SegriOgni azienda che riceve telefonate ha bisogno di qualcosa che decida dove vanno: alla reception, a un collega, a un'altra sede. Per anni questo lavoro l'ha fatto un apparecchio chiuso in un armadio dell'ufficio. Oggi lo può fare un servizio in cloud. Questa guida spiega cos'è un centralino virtuale, come funziona, cosa serve per usarlo e quando conviene davvero.
Cos'è un centralino virtuale
Un centralino virtuale è un centralino telefonico che funziona su server in un data center, invece che su un apparecchio installato in ufficio. Per questo si chiama anche centralino in cloud. Fa lo stesso lavoro di un centralino classico: riceve le chiamate dirette al numero dell'azienda e le porta alle persone giuste.
La differenza è che le chiamate viaggiano su internet. Per questo si parla anche di centralino VoIP. VoIP sta per Voice over IP: la voce trasmessa con lo stesso protocollo che usa internet.
Cos'è un PBX
PBX è la sigla inglese di Private Branch Exchange, cioè una piccola centrale telefonica privata. È il nome tecnico del centralino. Collega le linee esterne, quelle che i clienti chiamano, agli interni, cioè ai telefoni delle persone in azienda. Permette anche di chiamarsi tra colleghi con un numero breve.
Un PBX può essere un apparecchio fisico, in ufficio, oppure un programma su un server. Quando il server è in un data center e lo gestisce un fornitore, si parla di PBX in cloud: un centralino virtuale.
Un centralino senza hardware
“Centralino senza hardware” non vuol dire che non ci sia nessun computer: il centralino gira su server veri. Vuol dire che in ufficio non devi installare né mantenere nulla di dedicato. Niente armadio, niente schede da sostituire, niente tecnico da chiamare per aggiungere un interno.
Come arriva una chiamata
Seguiamo una telefonata, dal cliente che compone il numero al collega che risponde.
- Il cliente chiama il numero dell'azienda. Il numero è affidato a un operatore telefonico, che lo collega al centralino con una linea VoIP. Nel gergo tecnico questa linea si chiama spesso trunk SIP.
- Il centralino in cloud riceve la chiamata. Applica le regole che hai deciso: chi deve squillare, in quali orari, cosa succede se nessuno risponde.
- Squillano gli interni. Un interno non è più un filo che arriva a una scrivania: è un account. Può squillare nel browser del computer della reception, in un'app sullo smartphone o su un telefono da tavolo collegato alla rete.
- Qualcuno risponde e, se serve, passa la chiamata. Chi risponde può mettere in attesa, trasferire a un collega o sentirlo prima. Ne parliamo nella guida su come trasferire una chiamata.
Per chi chiama non cambia nulla: compone un numero e qualcuno risponde. Per chi lavora cambia molto: l'interno non è più legato a una scrivania.
Lo stesso vale tra colleghi. Le chiamate interne restano dentro il centralino: componi l'interno e squilla il collega, anche se lavora in un'altra sede.
Cosa serve per usarlo
Molto meno di quanto si pensi.
- Una connessione internet stabile. Una telefonata usa poca banda, ma ha bisogno di una connessione costante: conta più la stabilità della velocità. In ufficio, se puoi, collega via cavo il computer della reception.
- Un computer con un browser, per chi risponde dalla scrivania. Con un paio di cuffie con microfono la voce è più chiara e hai le mani libere.
- Uno smartphone, per chi si muove: tra le stanze, tra le sedi o fuori ufficio. Serve l'app del fornitore.
- Un numero collegato al centralino. Può essere un numero nuovo o quello che hai già: dipende dall'operatore e dal fornitore. Chiedilo prima di cambiare.
Le differenze con il centralino in ufficio
Il centralino tradizionale è un apparecchio installato in sede. Lo compri o lo noleggi, lo colleghi alle linee e ai telefoni con dei cavi, e chiami un tecnico quando c'è da cambiare qualcosa. Funziona bene finché tutti lavorano nello stesso edificio, alla propria scrivania.
Il centralino virtuale sposta tutto questo in cloud. Le differenze principali sono quattro.
- Dove si trova. In un armadio dell'ufficio, oppure in un data center gestito dal fornitore.
- Dove squillano gli interni. Sui telefoni collegati in sede, oppure ovunque ci sia internet.
- Chi lo mantiene. Tu o il tuo installatore, oppure il fornitore del servizio.
- Come si cambia. Con un intervento tecnico in sede, oppure a distanza, dal browser o con una richiesta al fornitore.
Il confronto completo, criterio per criterio, è nella guida Centralino VoIP o tradizionale: le differenze.
I vantaggi del centralino in cloud
- Niente apparecchi da gestire. Nessun armadio in ufficio, nessun aggiornamento da fare a mano.
- Le chiamate ti seguono. L'interno squilla sul computer e sullo smartphone: in un'altra stanza, in un'altra sede, da casa.
- Più sedi, un solo centralino. Le sedi si passano le chiamate come se fossero nello stesso edificio. Ne parliamo nella pagina sul centralino per più sedi.
- Cambi in fretta. Un nuovo collega, un nuovo interno, un telefono da sostituire: non serve un tecnico in sede.
- Parla con altri programmi. Un centralino in cloud si collega più facilmente ad altri software, come il gestionale. Vedi Collegare il centralino al gestionale.
I limiti, detti chiaramente
Un centralino virtuale non è la scelta giusta per tutti. Ha dei limiti, ed è meglio conoscerli prima.
Dipende dalla connessione internet
È il limite principale. Se la connessione dell'ufficio cade, i computer e i telefoni collegati a quella rete non ricevono chiamate. Il centralino però resta acceso in cloud: gli smartphone collegati alla rete mobile possono continuare a rispondere. Se invece la connessione è lenta o instabile, la voce può arrivare a scatti o in ritardo.
Cosa puoi fare: verifica la qualità della linea prima di passare al cloud, preferisci il cavo al Wi-Fi per le postazioni fisse e valuta una seconda connessione di riserva, se il telefono è vitale per il tuo lavoro.
Dipendi da un fornitore
Il centralino non è più in casa tua. Il fornitore gestisce server, aggiornamenti e sicurezza. È un vantaggio, ma vuol dire che devi fidarti: di dove tiene i dati, di come li protegge, di come risponde quando c'è un problema.
Serve un po' di abitudine
Rispondere dal browser o da un'app è semplice, ma è diverso dal vecchio telefono sulla scrivania. Prevedi un momento per mostrare ai colleghi come si risponde, come si mette in attesa e come si passa una chiamata.
A chi serve un centralino virtuale
Un centralino in cloud dà il meglio quando le persone che devono rispondere non stanno tutte alla stessa scrivania. Alcuni casi tipici:
- Studi medici e poliambulatori, dove la reception smista le chiamate tra medici in visita, in un'altra stanza o in un altro studio.
- Centri di fisioterapia, dove i terapisti si muovono tra palestra e box e non possono restare vicino a un telefono fisso.
- Aziende con più sedi, che vogliono una sola rubrica di interni e passarsi le chiamate senza giri complicati.
- Piccoli uffici che non vogliono comprare e mantenere un impianto.
- Chi lavora anche fuori ufficio e deve restare raggiungibile come se fosse alla scrivania.
Quanto costa, in generale
I prezzi cambiano molto da un fornitore all'altro e non sempre sono pubblici. Più utile del prezzo è capire come è costruito. Di solito un centralino virtuale si paga con un canone periodico. A questo si sommano le linee e il traffico telefonico, se non sono inclusi. A volte c'è anche un costo iniziale per la configurazione.
Quando confronti un'offerta, chiedi cosa è compreso: quanti interni, quali app, quali funzioni, quale assistenza. Poi mettila accanto a quello che spendi oggi per il centralino in ufficio, contando anche manutenzione e interventi del tecnico.
Cosa chiedere a un fornitore
Prima di scegliere un centralino VoIP in cloud, fai queste domande. Le risposte dicono molto sul servizio.
- Dove sono i server? Se tratti dati personali, e ancora di più dati sanitari, conta sapere in quale Paese sono. Un data center in Italia o nell'Unione europea semplifica il rispetto del GDPR.
- Le chiamate sono cifrate? Chiedi se sono cifrati la voce e i collegamenti tra i telefoni e il centralino, non solo il pannello di gestione.
- C'è un'app per smartphone? Su quali telefoni funziona? Soprattutto: squilla anche a schermo bloccato e con l'app chiusa?
- Come gestisce più sedi? Puoi vedere i colleghi divisi per sede? Passare una chiamata da una sede all'altra è semplice?
- Cosa succede al numero? Puoi tenere quello che hai? Chi è l'operatore della linea?
- Se un telefono va perso? Si può scollegare subito, così smette di ricevere le chiamate?
- Dove finisce il registro delle chiamate? Chi lo vede, per quanto tempo resta, come si cancella.
- Come si chiede aiuto? A chi scrivi quando qualcosa non va, e chi ti risponde.
Se lavori in sanità, leggi anche Telefonate nello studio medico: privacy e GDPR in pratica.
Dove si colloca Segri
Segri è un centralino virtuale in cloud per studi medici, poliambulatori, centri di fisioterapia e aziende con più sedi. È nato in un gruppo di centri di fisioterapia con più sedi, per un problema concreto: passare le chiamate tra reception e colleghi anche quando non sono nello stesso edificio.
- La reception nel browser. La console funziona nel browser del computer, senza installare nulla. Da lì rispondi, metti in attesa, trasferisci e vedi gli interni.
- Gli interni sull'iPhone. Con l'app per iPhone le chiamate dell'ufficio arrivano come telefonate normali, anche a schermo bloccato e con l'app chiusa. La rubrica degli interni è divisa per sede e mostra chi è disponibile. Per ora niente Android: solo iPhone e browser.
- Collegamento con un QR. Colleghi il telefono inquadrando un QR mostrato dalla console: nessuna password. Se un telefono va perso, lo scolleghi dalla console e non riceve più le chiamate.
- Server in Italia. Il centralino è in un data center in Italia. Voce e collegamenti tra telefono e centralino sono cifrati.
- Su richiesta, di più. Possiamo configurare un assistente vocale con intelligenza artificiale e il collegamento al gestionale che usi già.
Il prezzo non è pubblico: scrivici e ti mandiamo un preventivo. Se lavori in uno studio o in un centro, trovi i dettagli in Segri per gli studi medici e Segri per la fisioterapia.