SegriQuando il vecchio centralino dell'ufficio va sostituito, la domanda è sempre la stessa: ne compro un altro o passo al VoIP? La risposta dipende da come lavori. Questa guida mette a confronto le due strade senza dare per scontato che una sia sempre meglio dell'altra.
Di cosa parliamo
Il centralino tradizionale
È un apparecchio installato in ufficio, di solito in un armadio. Riceve le linee dell'operatore telefonico e le distribuisce ai telefoni sulle scrivanie, collegati con dei cavi. Alcuni modelli più recenti usano già la rete dati, ma restano in sede: li compri o li noleggi, li installi e li mantieni tu, o il tuo installatore.
Il centralino VoIP in cloud
Fa lo stesso lavoro, ma si trova su server in un data center e lo gestisce un fornitore. La voce viaggia su internet. Gli interni squillano dove ci sono le persone: nel browser del computer, in un'app sullo smartphone, su un telefono collegato alla rete. È quello che si chiama centralino virtuale.
Attenzione ai nomi: VoIP indica la tecnologia, non il luogo. Esistono anche centralini VoIP installati in ufficio. In questa guida, per “VoIP” intendiamo il centralino VoIP in cloud, che è la scelta più comune per chi cambia oggi.
Il confronto, criterio per criterio
Una tabella non decide al posto tuo, ma aiuta a vedere dove stanno le differenze.
| Criterio | Tradizionale | VoIP in cloud |
|---|---|---|
| Dove si trova | In ufficio | In un data center |
| Cosa installi | Centralino, cavi e telefoni | Niente di dedicato: browser e app |
| Come si paga | Acquisto o noleggio, poi manutenzione | Di solito un canone periodico |
| Nuovo interno | Spesso serve il tecnico | Si aggiunge a distanza |
| Fuori ufficio | Difficile | Sullo smartphone, ovunque |
| Più sedi | Un impianto per sede, o collegamenti dedicati | Un solo centralino per tutte |
| Chi lo mantiene | Tu o il tuo installatore | Il fornitore |
| Senza internet | Funziona, se le linee non passano dalla connessione dati | In ufficio gli interni non squillano |
| Senza corrente | Si ferma, salvo gruppo di continuità | Il centralino resta acceso; in ufficio si ferma la rete |
| Dati | Restano in sede | Nel data center del fornitore |
Quando conviene il centralino tradizionale
Ci sono casi in cui tenere, o comprare, un centralino in ufficio è la scelta sensata.
- La connessione internet è debole e non si può migliorare in tempi brevi.
- Hai investito da poco in un impianto che funziona bene e fa tutto quello che ti serve.
- Lavorate tutti nella stessa sede, alla scrivania, e non vi servono le chiamate sullo smartphone.
- Hai apparecchi collegati al centralino, come citofoni o allarmi, da verificare uno per uno prima di cambiare.
Quando conviene il centralino VoIP in cloud
- Hai più sedi e vuoi che si passino le chiamate come se fossero un ufficio solo. Ne parliamo nella pagina sul centralino per più sedi.
- Le persone si muovono: tra le stanze, tra le sedi, da casa.
- Non vuoi gestire apparecchi, aggiornamenti e interventi tecnici in sede.
- Vuoi collegare il telefono ad altri programmi, come il gestionale. Vedi Collegare il centralino al gestionale.
- Il vecchio centralino è a fine vita e andrebbe comunque sostituito.
Costi: come ragionare
Confrontare i prezzi è difficile, perché le due strade si pagano in modo diverso. Il centralino tradizionale ha una spesa iniziale più alta, poi costi di manutenzione e di intervento. Il centralino in cloud di solito ha un canone periodico, che comprende server e aggiornamenti.
Per un confronto onesto, metti in fila i costi di alcuni anni, non solo quelli del primo mese:
- acquisto o noleggio dell'impianto e dei telefoni;
- installazione e cavi;
- manutenzione, interventi del tecnico, pezzi di ricambio;
- canone del servizio, linee e traffico telefonico;
- il tempo perso quando qualcosa non funziona.
In entrambi i casi paghi anche le linee e il traffico all'operatore, se non sono compresi nell'offerta.
La connessione internet, senza giri di parole
Con il centralino VoIP la qualità delle chiamate dipende dalla connessione. Una telefonata usa poca banda, ma la vuole costante. Se la rete dell'ufficio è satura o instabile, la voce arriva a scatti.
Prima di cambiare, verifica tre cose:
- che la connessione regga nelle ore di punta, quando tutti lavorano;
- che il Wi-Fi copra bene le stanze dove si telefona;
- cosa succede se la linea cade, e quanto spesso è successo finora.
Una seconda connessione di riserva, anche mobile, riduce il rischio. E gli smartphone collegati alla rete mobile restano raggiungibili anche quando la rete dell'ufficio si ferma.
La qualità della voce
Un centralino tradizionale su linee dedicate ha una qualità prevedibile. Un centralino VoIP può suonare altrettanto bene, a una condizione: che la connessione sia stabile. Per chi passa molte ore al telefono, come la reception, fanno la differenza anche un buon paio di cuffie con microfono e una postazione collegata via cavo.
Sicurezza e dati
Un centralino, in ufficio o in cloud, tratta dati personali: numeri, orari e durata delle chiamate, nomi in rubrica. Quello che cambia è chi se ne occupa.
Con il centralino tradizionale i dati restano in sede, ma la protezione è compito tuo: password cambiate, aggiornamenti installati, accesso a distanza chiuso quando non serve. Un impianto dimenticato in un armadio può diventare un punto debole.
Con il centralino in cloud se ne occupa il fornitore. Per questo conta chiedere dove sono i server, se voce e collegamenti sono cifrati e chi può accedere ai dati. Se lavori in sanità, leggi anche Telefonate nello studio medico: privacy e GDPR.
Come passare dal tradizionale al cloud
Il passaggio si prepara in pochi passi.
- Fai l'elenco degli interni: chi c'è, in quale sede, chi risponde a cosa.
- Decidi le regole: chi squilla per primo, cosa succede negli orari di chiusura.
- Chiarisci il numero: tieni quello attuale o ne serve uno nuovo? Chiedilo al fornitore e all'operatore.
- Prova con poche persone, poi estendi a tutti.
- Mostra ai colleghi le cose essenziali: rispondere, mettere in attesa, passare la chiamata.
E Segri?
Segri è un centralino VoIP in cloud. La reception risponde dal browser del computer, senza installare nulla. I colleghi ricevono le chiamate sull'iPhone come telefonate normali, anche a schermo bloccato. Il centralino è su server in un data center in Italia, e voce e collegamenti tra telefono e centralino sono cifrati.
È pensato per studi medici, centri di fisioterapia e aziende con più sedi. Non è la risposta giusta per tutti: se la connessione del tuo ufficio non è affidabile, conviene sistemare prima quella.