SegriIn molte aziende il telefono e il gestionale vivono vite separate. Squilla il telefono, rispondi, chiedi nome e cognome, cerchi la scheda nel programma, scrivi a mano una nota. Funziona, ma costa tempo e lascia spazio agli errori. Collegare il centralino al gestionale serve a far parlare i due strumenti.
Cosa vuol dire collegare il centralino al gestionale
Vuol dire che il centralino e il programma che usi per clienti, pazienti o pratiche si scambiano informazioni. Questo tipo di collegamento ha anche un nome tecnico: CTI, Computer Telephony Integration.
Cosa si può fare dipende dal centralino e, soprattutto, dal gestionale. Alcuni programmi sono pensati per collegarsi ad altri software, altri lo permettono solo in parte, altri per niente. Per questo ogni collegamento va valutato caso per caso.
Perché collegarli
Riconoscere chi chiama
Quando arriva una chiamata, il numero viene cercato nel gestionale. Se c'è, sai chi è prima ancora di rispondere e puoi aprire subito la sua scheda. Rispondi chiamando la persona per nome, senza farle ripetere chi è.
Meno trascrizioni a mano
Ogni volta che copi un numero, un nome o una nota da uno schermo all'altro, rischi un errore. Un collegamento ben fatto riduce questi passaggi: alcune informazioni passano da sole dal telefono al gestionale.
Lo storico in un posto solo
Chi ha chiamato, quando, con chi ha parlato: se queste informazioni finiscono nella scheda del cliente, chiunque la apra ha il quadro completo. Non serve chiedere al collega del turno prima.
Chiamare senza comporre il numero
In molti casi puoi far partire una chiamata direttamente dalla scheda, senza digitare il numero. È utile per chi richiama molte persone nella stessa giornata, per esempio per confermare gli appuntamenti.
Un esempio concreto
Pensa a un poliambulatorio con una reception e cinque medici. Senza collegamento, ogni chiamata comincia allo stesso modo: “Mi dice nome e cognome?”, una ricerca nel gestionale, magari un omonimo da distinguere. Poi una nota scritta a mano, da ricopiare più tardi.
Con un collegamento ben fatto, quando squilla il telefono la reception vede già il nome del paziente e apre la sua scheda con un clic. Alla fine della giornata, chi lavora al turno successivo trova nella scheda le chiamate del giorno, senza dover chiedere nulla.
Cosa preparare prima
Un buon collegamento si progetta prima di configurarlo. Tieni pronte queste risposte: accorciano i tempi ed evitano sorprese.
Quale programma usi
- Il nome del gestionale e la versione.
- Se è installato sui computer dell'ufficio o funziona in cloud.
- Chi te lo fornisce, e se permette di collegarsi ad altri programmi. Spesso la risposta è nella documentazione del produttore, oppure la conosce la sua assistenza.
Chi deve vedere cosa
- Chi riceve la scheda del cliente quando squilla il telefono: solo la reception, o anche i colleghi?
- Quali informazioni servono davvero a chi risponde. Per salutare una persona per nome bastano nome e cognome, non tutta la sua storia.
- Chi può consultare lo storico delle chiamate.
I casi particolari
- Numeri condivisi: lo stesso numero di casa per più persone della stessa famiglia, o il centralino di un'altra azienda.
- Numeri nascosti o non in archivio: cosa deve succedere quando il gestionale non trova nessuno?
- Più sedi: il collegamento vale per tutte, o ogni sede ha il suo archivio? Ne parliamo anche nella pagina sul centralino per più sedi.
Come si svolge, passo per passo
- Raccogli le informazioni: programma, versione, chi lo fornisce, chi lo usa.
- Verifica cosa permette il gestionale, con la sua documentazione o con chi lo fornisce.
- Decidi cosa mostrare e a chi, partendo dal minimo.
- Prova con poche persone, per qualche giorno, e raccogli i loro commenti.
- Estendi a tutti e spiega ai colleghi cosa cambia.
Gli errori da evitare
- Mostrare troppo. Una scheda completa che si apre da sola a ogni squillo è comoda, ma espone più dati del necessario.
- Fidarsi di un archivio vecchio. Se i numeri nel gestionale non sono aggiornati, il collegamento mostra il nome sbagliato. Prima di collegare, conviene fare un po' di ordine.
- Collegare senza avvisare. I colleghi devono sapere cosa vedono, perché lo vedono e cosa fare quando il nome non corrisponde.
Privacy: collegare non vuol dire mostrare tutto
Quando il centralino e il gestionale si parlano, i dati personali passano da un sistema all'altro. Il GDPR chiede di usare solo i dati necessari allo scopo: è il principio di minimizzazione, all'articolo 5. In pratica:
- Mostra il minimo utile. Al momento della chiamata, il nome e poco altro. Il resto si apre solo se serve.
- Dai accesso solo a chi serve. Non tutti i colleghi devono vedere tutte le schede.
- Attenzione allo schermo. Se la reception è davanti alla sala d'attesa, una scheda che si apre da sola è visibile a tutti. Orienta il monitor, o limita cosa compare.
- Metti in ordine i ruoli. Chi configura e gestisce il collegamento tratta dati per conto tuo e va nominato responsabile del trattamento, come prevede l'articolo 28 del GDPR.
Se lavori con dati sanitari serve ancora più cautela: trovi indicazioni pratiche in Telefonate nello studio medico: privacy e GDPR in pratica.
Il collegamento al gestionale in Segri
Segri si può collegare al gestionale e ai programmi che la tua azienda usa già. Il collegamento lo progettiamo e lo configuriamo noi, su richiesta: non è un'opzione che il cliente attiva da solo.
Si parte da una conversazione: quale programma usi, chi deve vedere cosa, cosa vuoi che succeda quando squilla il telefono. Da lì valutiamo cosa si può fare con il tuo gestionale e lo prepariamo noi.
Se ti interessa anche un assistente vocale con intelligenza artificiale, possiamo valutarlo insieme: anche quello lo configuriamo noi, su richiesta.
Queste informazioni non sono una consulenza legale.